いしかわ文明堂スタッフ ナレムコの統計によると
われわれが見る文書の90％はここ半年以内のものであり、99％までは1年以内のものである。
とあります。
ナレムコとは、全米記録管理評議会（National Records Management Council「NAREMCO」）のことです。
残念ながら、日本での統計記録は見つかりませんでしたが、そう大差ないのではないかと思われます。
つまり、ナレムコの統計をもとにするならば、
今、作った書類の99％は一年後には要らなくなる
ということですね。
だとしたら一年後に「使うかもしれない」1枚の書類のために、100枚の書類を保管する、ことになります。
そうなると書類の山が次々と生まれ、これに埋もれることになってしまいます。
また、その書類はいざというときに探し出せず、探すのに時間がかかってしまいますね。
だから、作成した書類はまず取捨選択をする必要があります。100枚のうちの一枚より、10枚のうちの1枚の方が圧倒的に探しやすいのは明らかです。
また、その書類はいざというときに探し出すことができず、あきらめて新たに作成することも珍しくありません。せっかく場所も占有していたのに生かせないなんて
もったいない もったいない もったいない（エコーがかかっています）
だから、書類を保管するにはきちんとしたファイリングシステムが必要になります。
要はきちんと書類に住所をつけて、市町村区分け（大～中分類分け）また、番地の設定（小分類分け）を管理責任者とともに仕分けします。一見、面倒くさいと思われがちですが、これを構築することで5分以内に狙った書類を取り出すことができるようになります。
他におすすめなのは書類をデータ化することです。スキャンしてPDF化することで、紙の書類を大幅に減らすことができます。
今までのスキャナーといえば、このように一枚一枚処理する必要がありました。あまりにも手間がかかるので、書類のデータ化というだけで、社員が逃げ出してしまい、データ化を進める障害にもなっていたのです。
ところが、最近はいいものが世の中に出てきていますね。書類をPDFにするときにOCRで読み取り、自動でフォルダ分けし検索も可能なんです。だから書類の取出しがあっという間。
そして、書類の保存場所ですが、パソコンのほかにクラウドという選択肢もあります。データ量が多ければ有料になりますが、パソコンを買い替えるたびにデータを移し替えることを思うとクラウドが便利ですね。
いしかわ文明堂ではデジタルドルフィンを推奨しています。
こういったことを一気に行えるシステムです。
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